«Neuigkeiten aus der Agentur»

beGuest, UTOPION und Agentur Erlebnisraum eine Partnerschaft von der Alle etwas haben!

20 Juli 2011,   Von ,   0 Kommentare

Leider reagieren UTOPION-Kunden ab und an mit Unverständnis auf den §16 des Mietvertrages, dem Korkgeld.
Dieser Paragraph bezieht sich auf die Zusammenarbeit mit dem Getränkelieferanten beGuest.
Im Folgenden möchte ich versuchen zu erklären worum es sich denn dabei genau handelt und warum das alles eine gute Sache ist, die jedem nützt und niemandem schadet.

Inhaltsübersicht:
– Welche Idee steckt hinter der Zusammenarbeit?
– Welche Rolle spielt beGuest?
– Wie sieht diese Vereinbarung aus?
– Welche Vorteile hat der UTOPION-Kunde von dieser Vereinbarung?
– Welche Vorteile hat beGuest von dieser Vereinbarung?
– Welche Vorteile hat Agentur Erlebnisraum von dieser Vereinbarung?
– Wie läuft das Ganze im Detail ab?

 

Welche Idee steckt hinter der Zusammenarbeit?

Die Mitarbeiter der Agentur Erlebnisraum als Verwalter von UTOPION stecken öfter die Köpfe zusammen und überlegen was man alles so als Veranstalter eines Cons braucht um ein gelungenes Event auf die Beine zu stellen und in wie weit UTOPION dem Veranstalter entgegen kommen kann, um ein solches zu realisieren.

Einer dieser Punkte über die wir uns Gedanken gemacht haben ist die Getränkeversorgung auf einer Veranstaltung.

Meistens hat man folgende Möglichkeiten:

Man fährt vor der Veranstaltung, irgendwo zwischen Packen und Aufbauen zu einem Getränkemarkt.
Jemand muss hinfahren, man muss Zeit dafür einplanen, man muss ein Fahrzeug mit ausreichender Ladefläche zur Verfügung haben (oder Gott behüte zweimal fahren) und wenn es nach der Veranstaltung Reste gibt, bleibt man darauf sitzen.

Oder

man bestellt bei einem Getränkelieferanten seine Getränke auf Kommission und lässt Sie sich auf die Veranstaltung liefern.
Diese Variante ist auf jeden Fall viel bequemer und zeitsparender als die erste Variante, wenn auch meist etwas teurer, allerdings ergeben sich, mit einem Getränkelieferant neue Probleme.

Man muss Liefer- und Abholtermine vereinbaren und sich meistens nach den Getränkelieferanten richten.
Hier zeigt sich oft der Abholtermin als äußerst schwierige Angelegenheit.
Das klassische Larp ist sonntags beendet und auch die Orga möchte am Sonntagabend wieder in einem richtigen Bett schlafen.
Hier machen die Getränkelieferanten nicht mit. Zumindest ist mir in der Nähe von UTOPION kein Getränkelieferant bekannt der freiwillig an einem Sonntag seine Getränke abholen kommt.

Sodass die Orga entweder mit dem Platzbetreiber reden muss, ob dieser die Übergabe übernehmen kann (was etwas kostet), oder die Orga muss einen weiteren Tag einplanen an dem sie länger bleibt um die Getränkeübergabe doch selbst zu übernehmen (Was auch etwas Kostet).

Und zumindest ich empfinde einen Tag länger bleiben zu müssen immer als furchtbar nervig.

Also haben UTOPION und Agentur Erlebnisraum einen Weg gesucht, wie man diese Problematik der Getränkebeschaffung angenehmer gestalten könnte.

 

Welche Rolle spielt beGuest?

Wir haben uns überlegt, dass man einen Getränkelieferanten bräuchte der sowohl preiswert, als auch in der Lage ist möglichst eigenständig zu agieren. So dass eine Larp-Orga sich möglichst wenig mit diesem Thema zu beschäftigen braucht.

Einen solchen Getränkelieferanten haben wir in der Firma beGuest gefunden und eine Kooperationsvereinbarung geschlossen.

Wie sieht diese Vereinbarung aus?

UTOPION vermietet das Gelände an Veranstalter. Im Zuge der Kooperationsvereinbarung wurde im Mietvertrag der §16 Korkgeld eingeführt, welches einem Veranstalter eine Bezugsverpflichtung zu Gunsten von beGuest auferlegt.

Natürlich kann der Veranstalter Getränke, die beGuest nicht im Sortiment hat, anderweitig besorgen ohne Korkgeld bezahlen zu müssen.

Im Gegenzug gewährt die beGuest die Nutzung ihrer Gastronomiepreislisten für Getränke und Mobiliar. Diese Preisliste würde man unter normalen Umständen nicht bekommen.
Darüber hinaus gewährt die beGuest eine Rückvergütung auf den Getränkepreis.

Diese Kombination aus Gastronomiepreislisten und Rückvergütung ergibt einen, für Kommissionsware sehr günstigen Preis!

Die Agentur Erlebnisraum übernimmt die Bestellung und gibt diese an die beGuest weiter.
beGuest stellt Ihre Getränkerechnungen demzufolge nicht auf jeden einzelnen UTOPION Kunden aus, sondern generell auf die Agentur Erlebnisraum.

Da die Agentur Erlebnisraum somit als Großhändler bei beGuest auftritt, geniest beGuest einen konstanten Ansprechpartner und Zahlungssicherheit.
Dadurch können auch kleinere Veranstaltungen mit geringen Bestellmengen von den günstigen Preisen profitieren.

Im Gegenzug, für den Arbeitsaufwand mit der Bestellung, etwaige Problemlösungen und da wir für den UTOPION-Kunde in Vorkasse treten und somit das finanzielle Risiko tragen, behält sich die Agentur Erlebnisraum das Recht vor einige Prozente der Rückvergütung nicht an den UTOPION-Kunden weiter zu geben,

Sodass der Rabatt für UTOPION-Kunden 6 % auf die Getränkepreise beträgt.

Der UTOPION-Kunde erhält keine Rechnung von beGuest für seine Bestellung, sondern eine Rechnung von der Agentur Erlebnisraum.

Ab einer Bestellmenge von 1.500€ kann sich der UTOPION-Kunde auch direkt an beGuest wenden.
In diesem Fall klinken wir von der Agentur Erlebnisraum uns aus und übernehmen keine Pflichten. Dafür geniest der UTOPION-Kunde die volle Rückvergütung der beGuest:

–       15 % ( bei Fass- und Flaschenbieren)

–       10 % ( bei alkoholfreien Getränken)

In diesem Fall erhält der Kunde eine Rechnung von beGuest.

 

Neben den preislichen Vorteilen, die sich dem UTOPION-Kunden bieten, wollten wir auch einen möglichst eigenständigen Lieferanten, sodass für den UTOPION-Kunden kaum noch Arbeit anfällt.

Auch hier haben wir in Zusammenarbeit mit der BeGuest eine Lösung gefunden, sodass die angesprochenen, was Lieferung und Abholung angeht nicht auftreten.

 

Die BeGuest wurde von uns mit einem Schlüssel für die Zufahrt von UTOPION ausgestattet und UTOPION im Gegenzug mit einem Schlüssel für den Materialcontainer, in dem die Ware angeliefert wird.
Dieser Container wird zu diesem Zweck kostenlos zur Verfügung gestellt.

So ist es bei Lieferung und Abholung der Ware nicht mehr erforderlich, dass der UTOPION-Kunde vor Ort ist.

Bei Platzübergabe durch den Platzwart von UTOPION, wird dem UTOPION-Kunden der Schlüssel zu diesem Materialcontainer übergeben.

Am Ende der Veranstaltung, nachdem er den Materialcontainer wieder aufgeräumt und abgeschlossen hat, gibt der Kunde diesen Schlüssel wieder beim Platzwart ab.

BeGuest kümmert sich selbstständig um den Abtransport des Materialcontainers.


Welche Vorteile hat der UTOPION-Kunde von dieser Vereinbarung?

–       Bestellte Ware wird eigenständig geliefert und Abgeholt.
Anwesenheit des Kunden nicht erforderlich!
Keine zusätzlichen Kosten für Platz oder Platzwart!

–       Getränke und Mobiliar zu Gastronomiepreisen anmieten.

–       6% Rabatt auf Gastronomiepreise bei Getränken.
(ab 1.500€ Bestellwert bis zu 15% möglich)

–       Kommissionsware!

–       Kostenloser Materialcontainer (50€ gespart).

–       Bequeme Bestellung per E-Mail, Fax oder telefonisch.

 

Welche Vorteile hat beGuest von dieser Vereinbarung?

–       Geniest Vorverkaufsrecht auf UTOPION.

–       Hat einen konstanten Ansprechpartner für alle Belange.

–       Hat finanzielle Sicherheit, da die Agentur Erlebnisraum, bei kleinen Veranstaltungen in Vorlage tritt.

Welche Vorteile hat UTOPION von dieser Vereinbarung?

–       Zufriedenere, glücklichere Kunden, die UTOPION schätzen und gerne wieder kommen.

Welche Vorteile hat Agentur Erlebnisraum von dieser Vereinbarung?

–       Zufriedene Kunden, die den Service der Agentur Erlebnisraum zu schätzen wissen und gerne wieder kommen.

–       Den Status als Großabnehmer bei beGuest, wovon die Agentur bei eigenen Veranstaltungen profitiert.

 

 

Wie läuft das Ganze jetzt im Detail ab?

Nach Vertragsabschluss, bekommen Sie von der Agentur Erlebnisraum eine UTOPION-Vertragsmappe zugesandt.
Diese enthält neben anderen wichtigen und nützlichen Informationen auch eine Preisliste für Getränke und Mobiliar, ein Informationsblatt über die Bestellvorgänge und eine Kopie der Agb’s der Firma beGuest.

Nach dem Erhalt der Vertragsmappe können Sie sich überlegen welche Getränke und welches Mobiliar Sie benötigen.

Eine Bestellung geben Sie bei der Agentur Erlebnisraum auf, entweder per E-Mail, Fax oder per Telefon.
Die Bestellung wird dann von der Agentur Erlebnisraum an beGuest weitergeleitet und Sie erhalten eine Bestätigung über Ihre Bestellung per E-Mail von der Agentur Erlebnisraum, nachdem beGuest grünes Licht gegeben hat.

Sollten während der Bestellphase Besonderheiten auftreten (Ware kann nicht geliefert werden, oder Sonderwünsche von Kundenseite usw.), ist die Agentur Erlebnisraum Ihr Ansprechpartner.

Wichtige Infos die in einer Bestellung von Ihnen enthalten sein sollten sind:
– Art und Anzahl der Artikel
– Gewünschtes Anlieferdatum und Uhrzeit
– Name des Ansprechpartners auf Kundenseite

Ihre Bestellung wird nun von beGuest an dem von Ihnen gewünschten Termin
auf UTOPION angeliefert.
Da der Lieferant einen Schlüssel für das Tor von UTOPION hat, ist Ihre Anwesenheit bei Anlieferung nicht zwingend erforderlich.

Der Materialcontainer wird dann am Sanitärkomplex von UTOPION abgestellt.
Bei Ihrer Platzübernahme wird unser Platzwart Herrn Norbert von Blohn Ihnen den Schlüssel für diesen Materialcontainer übergeben.

Während Ihrer Veranstaltung sind Sie natürlich für den Verbleib des Schlüssels und den Zustand der Angelieferten Ware, sowie des Materialcontainers selbst verantwortlich.

Nach Ihrer Veranstaltung räumen Sie das Leergut und das Mobiliar wieder sorgfältig in den Materialcontainer und verschließen diesen wieder.
Bei abschließender Platzübernahme übergeben Sie einfach den Schlüssel wieder an Herrn Norbert von Blohn.

ACHTUNG: Sollte der Materialcontainer unordentlich oder gar unvollständig zurückgelassen werden ist beGuest berechtigt, anfallende Mehrarbeit zur Beseitigung der Unordnung und fehlendes Inventar in Rechnung zu stellen.

beGuest wird den Materialcontainer, dank des Torschlüssels eigenständig wieder abholen, sodass auch bei Abholung Ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist.
Das bedeutet, dass Sie am Sonntag in aller Ruhe abreisen können und nicht jemand bis Montag ausharren muss.

Wenige Tage nach Ihrer Veranstaltung erhalten Sie dann eine Rechnung über Ihre Getränkebestellung von der Agentur Erlebnisraum.

 

Ich hoffe, dass ich alle Fragen zu diesem Thema behandeln konnte und Sie jetzt vielleicht auch so begeistert sind wie ich und denken, dass es sich um eine gute Sache handelt.

Bei Fragen oder Anregungen freue ich mich über Kommentare.

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